关于征求《江苏师范大学档案实体分类办法(征求意见稿)》意见的通知

时间:2016-04-01浏览:463设置


校属各单位:

为了适应新形势,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》、《江苏省高等学校档案管理办法》等有关规定,档案馆结合学校实际,编制了新分类办法,拟于今年起试行,特此公布。如有意见或建议,请于48日前反馈至档案馆。

邮箱:dag@jsnu.edu.cn

联系电话:83403532(3532)

联 系 人:高正荣

档案馆

2016.4.1

江苏师范大学档案实体分类办法


(征求意见稿)

第一章 编制说明

一、编制目的

为了适应新形势,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》、《江苏省高等学校档案管理办法》等有关规定,结合学校实际,编制本分类办法。

二、编制原则

体现政治性

档案工作是政治性很强的工作。学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排,坚持以辩证唯物主义为指导,以国家有关档案工作的法规标准为依据。

符合科学性

本分类办法规定的各项内容,既实事求是,符合学校档案工作的实际,又遵循档案学基础理论和形式逻辑原则。

重视适用性

为了方便掌握使用,本分类办法采用多元、灵活的处理方法,在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。同时,贯彻“简化整理、细化检索”的方针,兼顾部门文件材料的整体性。

三、体系结构

本分类办法由编制说明和主表两部分组成。

编制说明是本分类办法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用主表的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位(全宗号除外)。根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ 党群

主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;各二级党组织的工作材料;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

XZ 行政

主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理材料以及行政职能部门工作(不含教学、科研、基建、外事、设备、财会、产品、出版类)中形成的文件材料。

JX 教学

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

KY 科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。按《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

CP 产品生产与科技开发

主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB 出版

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按《会计档案管理办法》和省财政厅、省档案局的相关规定执行。

XS 学生

主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称。

(二)二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用“双位制”,例如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为1213……99,但1020……等带“0”的数字不用。

(三)三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,个别类目可扩展到三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编制

()档号

档号是存取档案的代号,排架的依据。它反映学校档案的分类体系和物理位置。

档号编制的原则

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一归档部门内的档案不得重号方便插卷,使其有充分扩展的余地不能随意变动能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

档号结构、模式和标识

1、档号结构

档号包括全宗号、年度号、分类号、案卷号(件号)。

全宗号是学校全宗的代号。库藏档案全宗代号分别为:1江苏师范大学、2徐州师范专科学校、3徐州工业学校。

年度号反映在档号中,由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。

案卷号(件号)是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。以卷为单位整理,其档号的最低层位为“案卷号”;党群、行政类档案、其它类综合文件以及声像、荣誉等特殊载体档案以件为单位整理,其档号的最低层位为“件号”。

由于案卷(盒)数量不同,案卷号(件号)可不限位数。

2、档号模式

本分类办法规定为:全宗号+年度号+分类号+案卷号(件号)。

为便于了解文件材料的保管期限,在档号的最低层位前可设置保管期限标志:永久(Y)、长期(C)、短期(D)、30年(SSN)、15年(SWN)、10年(SN)等。特殊载体档案保管期限皆为永久,可不加保管期限标志。

3、档号标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号(件号)之间,用连接符号“—”连结。例如:2015年内容是科研项目的永久第23卷档案,可标为:12015KYl2Y23;2015年党群类组织工作永久第10件档案,可标为:12015DQ13Y10

档案的实体排架问题

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期(定期)排在前面。

五、关于实体分类中几个问题的处理

关于特殊载体档案(简称特载档案)

特载档案一般是指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录,包括照片、录音带、录像带、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等不同于普通纸张载体的文件材料。

特载档案归档内容基本不超出纸质载体的十一个一级类目的范围,故暂不将它与十一个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为:

年度号十载体代号(代码)十保管单位号

保管单位是特载档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件、盘等。

例如:某上级领导同志2015年来校视察,照片册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为:

12015SX122312015SX15102

CB15音像出版类档案中的特殊载体材料,亦依此办法处理。

特载档案中的荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,应当由学校档案馆集中管理。部分有收藏价值的实物可以由博物馆管理。

特殊载体档案分类见《附录特殊载体档案》。

(二)关于学生档案

学生档案在实际操作中应当分为两种,一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料;另一种是由档案馆永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来。前者作为学校专门档案管理,后者纳入校综合档案管理。

(三)关于教师业务档案

教师业务档案由各教学单位根据学校教学档案管理办法自行归档。

(四)关于人物档案和其他特殊类型的档案的列类问题:由学校根据本分类办法的上述原则、内容、方法另行决定。

(五)关于已故职工档案

学校已经去世的教职工的人事档案移交档案馆管理,单独编号。示例:1YG16


第二章 主表


DQ   党群

11   党务综合

12   纪检

监察工作材料入此。

13   组织

14. 宣传教育

15   统战

民主党派材料入此。

16   工会

妇女工作材料入此。

17   团委

学生社团材料入此。

18   学工

党委研究生工作部、学工部(处)、人民武装部材料入此。

19   二级党组织

学院、敬文书院党、政材料合并入此。离退休处(关工委)及离退休党组织材料入此。

21   保密


XZ   行政

11   行政综合

发展规划、国有资产、信息网络、基金会、资产经营、大学科技园、校区、附属学校等行政管理材料入此。

12   人事

13   审计

14   保卫

15   后勤

16   档案、图书、文博


JX   教学工作

11   综合

12   硕士教育

13   全日制本科教育

14   继续教育

15   社区教育

16   博士教育


KY   科学研究

11   综合

[12] 项目


CP   产品生产

11   综合

[12] 按产品种类或项目设置类目


JJ   基本建设

11   综合

12   教学楼

13   宿舍楼

14   其它


SB   仪器设备

11   综合

    招投标材料入此。

[12] 按仪器设备种类或型号设置类目


:[ ]”代表随机符号


CB   出版

11   综合

12   报纸

13   刊物

14   书稿

15   音像(入特载档案管理)


WS   外事

11   综合

12   出国

13   来校

14   国际合作与会议

15   外国留学生工作


CK   财会

11   综合

12   会计报表

13   会计帐簿

l4   会计凭证

15   工资清册


XS   学生个人档案

作为学校专门档案管理,按院、学科、专业、学号等设置。



附录:特殊载体档案


SX声像

12  纸质照片

12党政管理

13教学科研

14文体活动

15外事

16校园风景

17毕业合影

18人物

19其它

13   数码照片

14   音频

15   视频

16   其它


SW实物

12   证书、奖状

13   奖牌、奖杯

14   锦旗

15   题词

16   字画

17   印章

18   其它


YG已故职工

已经去世的教职工人事档案入此。