立卷归档制度

时间:2019-06-12浏览:1140设置

(一)全校实行档案材料形成单位(部门)立卷整理的归档制度。

(二)档案馆负责指导学校单位(部门)的立卷、归档工作。

(三)立卷归档人应当按照纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录或归档文件目录,交本单位(部门)档案工作负责人检查合格并签字后向学校档案馆移交。

(四)科研课题和基建项目在鉴定、结题(项)和竣工验收前,必须对文件材料进行系统整理,通过档案验收,项目验收后须及时完成归档移交工作。

(五)归档纸质文件的书写规格和所使用纸张、装订材料等应符合档案保管要求。声像档案要确保声像清晰。电子文件材料应当与纸质文件材料同步归档,按照《电子文件管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT18894-2002)执行。

(六)本校教职工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,由立卷单位(部门)整理后按规定移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。

(七)因故滞留在职能部门、学院的各类档案材料,档案馆应当组织移交、接收工作。相关职能部门、学院必须配合做好移交工作,不得拒绝移交和扣留档案。

(八)学校各项活动中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,应当由档案馆集中管理。

(九)涉密文件材料归档按档案工作保密制度执行。