校属各单位：
为顺利完成我校2016年立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2015年度办理完毕的党群、行政、外事、教学、科研、基建、设备、产品、出版、财会等各类文件材料；
2.2015年结题的科研项目材料；
3.竣工的基建项目材料；
4.10万元以上仪器设备随机材料；
5.2014年度的财会业务档案；
6.2015、2016年毕业生材料和招生材料；
7.有保存价值的照片（含电子照片）、声像材料；
8.有保存价值的荣誉证书、牌匾、题辞、锦旗等实物。
二、归档时间
1.2015年度办理完毕的党群、行政、外事、教学、科研、基建、设备、产品、出版、财会等各类文件材料、2015年英语四、六级考试、计算机等级考试成绩、教师教育学院教师培训材料、结题的科研项目及2014年度的财会业务档案应于5月20日之前移交档案馆，2016年招生、毕业生材料、二学历学籍、社区教育材料应于10月底之前移交档案馆。具体移交时间见附件1；
2.2015年获市级以上表彰奖励先进集体和个人统计表（见附件2）及其对应的加盖公章的证书复印件（扫描件）、电子文件在移交档案时一并移交，由档案馆汇总并立卷归档（具体要求请参考档案馆网站通知公告栏《关于进一步做好学校荣誉类实物档案归档工作的通知》。
网址：http://archives.jsnu.edu.cn/82/30/c8307a164400/page.htm）
3.荣誉、照片、实物等其他类档案可以随时移交。
三、归档要求
1.各归档单位应充分认识立卷归档工作的重要性，将应归档材料进行系统的收集、整理，并在规定时间内完成立卷工作。
2.各单位分管档案的领导应督促兼职档案员认真做好本单位立卷归档工作，确保归档文件材料的齐全、准确、完整，努力提高案卷质量。
3.今年继续利用档案管理系统软件实行网上立卷，具体方法参照档案馆网站“业务建设”中“管理系统”栏目内的《档案管理系统使用步骤》。《各单位用户信息一览表》请在档案馆网站“业务建设”中“业务指导”栏目查阅。
4.为贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，从今年起党群、行政类文书档案及其它类综合文件按江苏省《归档文件整理规则》实施办法归档，以件为归档文件的整理单位，不再组卷。整理方法参照档案馆网站“业务建设”中“业务指导”栏目内的《江苏省《归档文件整理规则》实施办法》。
5.请兼职档案人员注意以下几点：（1）先鉴定好保管期限后再向档案管理系统输入数据；（2）文书档案实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档。请将文件电子稿全文一并上传至档案管理系统（可以将全部电子文件上传完毕后再逐一转换，以免出现转换故障）；（3）有资料卷的单位要单独编写档号。
6.考虑档案培训会议的效果问题，今年不集中举办培训会议，拟采用个别辅导的方法开展立卷指导。兼职档案人员在立卷归档过程中如遇问题请及时与分工负责的专职档案人员（见附件3）联系。
7.请按指定时间完成档案移交和数据录入工作。档案馆于5月23日开始进行数据及案卷整理。部门立卷工作结束后，将对全校立卷归档工作进行总结，并将具体情况向全校通报。
附件：1.档案移交时间安排
2.表彰奖励情况统计表
3.专职档案人员立卷分工情况
档案馆
2016年3月16日
档发 (2016)2号正文办公网地址：http://myu.jsnu.edu.cn/integration/integrationBean.jsp?id=1153