归档各单位：
在全校各级领导的关心、支持下，在各位专、兼职档案人员的共同努力下，2015年度各类文件、材料立卷归档工作已经圆满结束，现将有关情况通报如下：
一、基本情况
自2015年3月档案馆《关于做好2015年立卷归档工作的通知》（档发〔2015〕2号）发布后，绝大多数归档单位都能及时做好文件材料的收集、整理，并在规定时间内完成任务，归档总体情况良好。
2015年，档案馆共接收、整理纸质档案3108卷，其中党群类104卷、行政类59卷、外事类10卷、教学类1169卷、科研类53卷、出版类13卷、设备类187卷、基建类3卷、财会类1510卷（其中含财会综合5卷、财会业务1505卷）。另接收荣誉档案19件、照片档案1867张（其中纸质照片126张，电子照片1741张）、光盘3张、资料37卷、废止印鉴156枚。所有案卷级、文件级目录已全部录入档案管理系统。各单位立卷归档数量见附件。
二、存在问题
1.归档文件材料收集不齐全、不完整、应归未归以及缺盖印章等。如：只注重文件的归档，忽略了本单位重大活动中形成的重要材料的归档；部门领导或各科室不将应归档文件材料交本单位兼职档案员整理；荣誉档案、实物档案应归不归等等。
2.档案管理系统录入错误。如：案卷一级目录、实体分类号、责任者、时间输入错误等等。
3.归档不及时。个别单位人员变动后文件材料交接不及时。个别单位因忙于其他工作而忽视归档工作，影响了整体归档工作进程。
4.在文书档案实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档过程中，存在电子文件缺失、电子文件与纸质文件不完全一致等现象。
三、几点建议
1.各单位档案工作分管领导应切实履行职责，支持、督促本单位兼职档案员开展工作，在立卷归档工作期间，应给予兼职档案员一定的立卷归档工作时间。
2.无论是领导还是普通工作人员，平时在工作中都要特别注意文件材料的形成和积累，应该归档的须及时转交兼职档案人员。在日常工作中，兼职档案人员对本单位重要事件、重大活动中形成的文件材料，可以设置类目，并将办理完毕的所有文件材料（注意是否漏盖公章）随时归入相应的类目之中，以确保文件材料的有序管理，也为第二年初的归档工作奠定基础。
3.各单位须提前做好与文书档案纸质文件材料相对应的电子文稿的整理工作，以便电子文件材料与纸质文件材料同步归档。
4.工作岗位变动的有关领导和人员须及时移交手中可归档的文件材料。
5.兼职档案人员必须认真仔细地录入信息，确保案卷信息的准确性。
档案馆
2016.1.6
档发 (2016)1号正文办公网地址：http://myu.jsnu.edu.cn/integration/integrationBean.jsp?id=1020