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江苏省档案馆欧阳旭明副局长在江苏省高校档案研究会上的讲话
发布时间: 2016-07-08  访问次数: 71

尊敬的各位老师:

大家上午好!

我为什么没有用同行或者同事称呼大家,因为我一生最大的遗憾是没有经过正规高校大学的学堂,工作38年,我是从面朝黄土背朝天的一个农民青年直接跨到省级机关工作,没有进过大学学堂,工作38年实际有30年与高校、高校的档案工作有联系。每一次与高校老师在一起,都是一次学习、提高的过程,特别是这次年会,昨天晚上我看到这次会议的论文集,有27所高校、48篇文章,我昨天大概翻了下,内容涵盖档案学前沿课题。所以和各位老师在一起,就是提高的过程,我们的工作也经常引用了高校老师理论研究和实践成果。我在具体讲之前,我代表省档案局对我们高校档案研究会一直以来以学术研究为抓手、以丰富的理论和实践成果来推动工作表示热烈的祝贺!对全省137所高校的全体档案工作者表示最诚挚的问候和崇高的敬意!

现在我们全省高校档案工作面临着一个很好地发展机遇,特别是“十二五”以来,中办、国办和省委办公厅、省政府办公厅印发了《加强新形势下档案工作的意见》,还有教育部和国家档案局联合印发的27号令,江苏省教育厅和江苏省档案局联合印发的《江苏省高校档案管理办法》;2013年,江苏省档案局、教育厅联合召开了全省高校档案工作会议,从那一年开始,我们决定每两年对高校档案工作的先进集体和先进工作者进行一次表彰,还有《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》等,这么多项的文件和举措,给我们高校档案工作带来了一次发展的良好机遇。特别是近两年,我们137所高校到目前为止已经有12所高校达到了省档案工作五星级标准,最近刚通过了5家五星级测评,把我们的百分比一下子由个位数上升到两位数了,达到了近10%五星级通过率。全省137所高校建立档案馆的已经达到1/3,有30多所。刚才在开幕式上,南通大学龚校长讲南通大学档案馆已经有10个编制,最近研究准备再进2个。很多档案馆由原来小小的档案室发展成档案馆,由12个人到现在10个人左右,包括我们南京交通职业技术学院,原来只有1个专职档案员,现在有3个专职档案员,档案队伍得到整体加强,有了很大的突破,这也是我们高校领导高度重视这项工作,重视这项工作就说明我们档案工作者有为,因此有了在高校领导心目中的位置。所以加强这项工作,有着很好的发展机遇。高校档案工作者这支队伍,素质很高,普遍都是本科、研究生,现在还有博士生,我们的馆长们,好多都是教授级的,甚至是博导级的领导,所以对加强和推进高校档案工作有着至关重要的作用。这是第二点,我们高校档案工作有着很好的发展机遇,大家要很好地珍惜这个机遇。

最近,中央政治局委员、中央书记处书记、中央办公厅主任栗战书在国家档案局主要负责人调整时在国家档案局的一个讲话,他说档案工作有三个显著的特性,第一个政治性,我们档案工作者首先要讲政治,就是说我们现在政务公开了,但是我们还是有好多工作具有保密性,怎样围绕大局搞好服务就是讲政治,没有对工作的高度责任感那是不行的。第二个是基础性,档案工作对整个社会和单位来说,都是基础性工作,这个基础性不是一般的,这是一项非常重要的基础性,是一个单位综合性基础工作。哪个部门都有基础,但是档案馆(室),包括国家档案馆,都是一个地区、一个单位各项工作中不可缺少的环节,因此它的基础性非常强。第三是服务性,档案工作是一项服务性工作,怎么样来把档案的价值发挥到淋漓尽致,使我们档案价值最大化,为经济和社会发展,为单位管理发挥最大作用。因此我们要认真学习和贯彻栗战书的讲话精神,围绕“为党管档、为国守史、为民服务”这一神圣职责,把政治性、基础性和服务性贯穿于我们档案工作的责任与使命。

昨天和教育厅杨主任讲,我们省教育厅、省档案局如何通过行政主管和业务主管来帮助高校推动档案工作,在体制机制上,省教育厅多做些工作,在档案工作业务上,省档案局多做些指导,只要有利于推进全省高校档案工作,作为省档案局,能给予的政策,我们会全力支持。江苏是高校大省,应该说我省高校档案工作的许多研究成果为推动全省档案事业发挥了积极的作用。我们建议,研究会对一些可以转化的成果推荐给省档案局和教育厅,因为研究会不能发规范性文件,但是我们一直是鼓励和提倡搞应用型的研究。今天吴馆长也讲,理论性要,这个是引导我们工作的理论基础,但是更重要的还是要搞一些应用性的研究成果,通过我们的规范发布出去。就像上次我们搞的全省高校档案工作实施办法一样,用高校的力量和成果,再由主管部门发布出去,鼓励大家对应用型的课题进行研究。

下面,结合我多年业务指导工作的经历和思考,给大家讲几个业务问题。我主要讲五个问题:一是档案资源建设;二是档案的保管与保护;三是档案开发利用;四是档案安全体系建设;五是数字档案馆(室)建设。第五点今年张局长才说过,我对有关内容简要的说一下,供大家参考,不对的地方请大家批评指正。

一、档案资源建设。档案资源建设是我们档案工作者最基础的基础,没有档案就没有档案工作,没有档案你要配什么机构,要配多少人那是不可能。档案资源是各个单位、各个管理者的基础,它也是一个单位历史的记忆。过去到现在,我感觉无论是在高校也好,包括各级档案馆、机关团体、企事业单位看,档案资源没有那一个人敢说我们单位的档案是全的。而且一直以来,在这个相当长的时间,我们的档案馆、档案室、档案工作者基本上是一个守门的这么一个角色。你交来了我就收,你交多少我就收多少,你交什么我就收什么,自己没有主动权,对各个部门应归那些档案不了解。对一个单位的重大活动、重大事件不参与进去,档案收集它能得到保障吗?包括社会媒体对本单位的报道是不是作为档案资源的收集范围?我觉得都应该应该列入我们的收集范围。这样我们心才不虚,来用,你们需要什么我们提供什么。因此,加强档案资源建设,首要解决的问题,是要贯彻好教育部和国家档案局的27号令,贯彻好国家档案局的8号令,编制好本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。省级机关8号令的贯彻,是要到省档案局来审批的。高校没有这要求。关于编制规范化,高校是有这方面的能力和经验的。27号令着重的是档案的分类,高校档案分哪些类,是和高校档案排架、整理有关系的,我们编制归档范围不能按照那个来编。现在还有很多单位按照问题来进行归档范围的编制,那么今后的档案资源收集还是人家交什么你收什么,解决不了问题。因此,我们在编制本单位的归档范围和保管期限表时应该让部门来进行编制。你这单位有多少个职能机构,由职能机构来制订范围和期限。例如,校办是哪些职能,在这些职能当中,你应该形成些什么东西,把这个一二三列出来,今后的收接就可以按照你部门的归档范围,你今年做了哪些工作,哪些工作是应该形成东西的,你这些东西要交。通过编制这么一个归档范围,使档案收接由被动转为主动,不是说你交什么我收什么,而是我要你交什么,你就要给我提供什么,你没有交的要把它补给我。因此,我觉得加强档案资源建设的首要任务,重中之重要编制好归档范围和保管期限表。

其次就是讲档案的收集,档案的收集我理解应该包括档案的接收和征集两块。档案的接收是一个年度正常的归档工作,只不过现在这项工作要通过归档范围和期限表由被动转为主动。档案的接收,不能漏收哪一个部门,应该要全面来收集,不留盲点。再有就是电子文件材料的在线归档。第三个就是声像材料及实物的归档。第四个就是会计档案归档。有些高校还有些会计档案是在会计部门,这些部门要严格按照财政部和国家档案局的要求,财务档案在财务部门保存一年,其后要向档案部门移交,有些学校可能是受到库房的影响,还有一些感觉财务档案不是档案部门的事,用的比较频繁怕麻烦。但是往往有些单位出事,特别是经济问题,都是在财务档案上出事。因此,财务会计档案凭证一年以后向档案部门移交,这个是有法规文件要求的,必须要归档。这既是对财务具体人员、对领导负责,也是一种责任制约。再一个,就是在准备接收财务档案时,档案凭证包角一定要让财务部门盖上骑缝章,因为这个就是谁形成谁办理谁负责,你要对这本凭证负责任,同时,一年以后交到档案室,由档案部门保管,这也是对双方负责任,所以这个骑缝章一定要注意。

还有一个就是拓展档案的收集范围。比如说现在各个学校都有自己的网站,我们往往就是收集纸质档案和电子档案,实际上本单位网站上有许多的信息,是在档案当中没有形成的。因此,我们也希望高校能在这个方面进行一些拓展。这个收集是要以我为主,就是本学校的。

另外,与学校密切相关的一些汇编资料的归档。比如出版物、内部刊物等等,就是本校研究成果的出版物,这也是档案的有机组成。再一个,档案部门要主动的进行一些自主的采集,比如说能够主动的延伸到单位重大事件、重大活动的一些归档,有些档案部门可以进行一些自主的采集,包括报纸、刊物等宣传媒体发表的对我们本单位的有关信息。档案部门通过广泛采集的信息,把每周对我单位的重大报道的每条记录就用那么几句话做个总述,领导一看这个,就掌握大概的信息,这样领导就感到你这个档案部门做了一个很好很实在的事,这就叫主动作为。当然这个工作涉及到很大的工作量。这个就是档案的接收工作。在这方面,我建议档案部门可以给各个部门发一些档案盒子,先预归起来,各个部门平时形成的,根据他们职能的多少、形成量的多少,用盒子进行预归档,这样在集中归档的时候就比较方便了。平时可以分门别类的放到相应的盒子里,到档案部门来了,无论是按照机构来整理,还是按照问题来整理都比较方便。他们谁形成谁整理也方便,这是接收工作。

第二个就是档案的征集工作。特别是我们的百年老校,也不一定是百年老校,就是近十来年新建的一些高校,不一定你的东西就是全的,因此就需要对档案进行征集。对于征集工作,各个学校要根据各个档案馆室的馆藏情况,还缺什么,还需要那些东西,要编制一个征集的计划,有针对性寻找征集的线索,通过编制征集计划进一步掌握哪些东西是有价值的,哪些东西是一般的,哪些东西是要重点去谈的,征集档案首先要有个计划。征集档案是要花钱的,除了造预算之外,跟领导还是要报告的,要说明征集档案的作用、意义和必要性在哪里。像南大,不仅要在国内征集,有些还要到国外征集,所以把征集计划一定要做好,让领导觉得有意义。制定这个工作方案以后,得到相关部门、领导的批准,就要找征集者。征集我感觉就是两个方面,一个就是档案实物、原件的征集,还有一种就是口述视频的征集,因为有一些事情我们现在的人讲不清,了解情况的老人还健在,但也到晚年了,这种抢救性的征集,没有实物,但是通过对他的采访、慰问,录音,全程的录像,用口述的形式把这段历史记录下来。征集工作应该是一项补缺补漏的工作。从长期来讲,今后会不会有征集,当然还会有,但从我们现在的角度来讲,应该让档案工作少留些缺憾,让今后的档案工作少做一些我们现在做的补缺补漏事情,但是历史就是这样,没有办法,该征集的还是要征集。征集回来的东西大家还是要注意,一定要及时按程序办理归档和交接手续,这些东西都是要进全宗卷的。包括今年征集了那些东西,征集了多少,是个什么情况,档案原件的现状是什么样,都要阐述清楚,然后办理交接程序。因为有些部门可能人比较少,回来了就直接归档,但是有些征集是要给钱的,要留有说明和凭证,这些是备查的依据。再一个,对这些征集者,要给他适当的奖励,特别是捐赠的,给他相应的证书,也是一个纪念。

二、档案的保管与保护。首先就是对收集来的档案进行整理编目,虽然从2003以后推行了立卷改革制度,部分高校也在实施,总的原则,整理从简,检索深化。过去整理要装订好,四角要方正。现在整理,无论是文书档案,包括科研、基建、设备等档案,按件整理也可以,案卷整理装订放到盒子里也可以。按件整理的不装订,每一件都要给一个归档号,编制件号。从总体上来讲,整理可以简化。但是编目工作,检索工具一定要细化。比如说我们这次有48篇论文,不能录入“江苏省高校2015年学术论文汇编”这个目录,今后用起来可能就很不方便,里面的48篇,每个篇目要著录。再有,学校每一届的毕业照,都是上千人毕业,毕业照前排、二排、三排、四排,从左至右现在是清楚,但要把这个名单录进去,今后备查。昨天扬州大学的殷馆长说,他们有一张照片,三个人物,考证了很长时间,才考证出来,就是因为当时没有注明这三个人是什么人。那么现在就是要深化检索,深化到每一个人,在这个方面要把它做细。关于档案的分类,27号令,十类、十一类,是按照问题来分的,供你们参考。为了方便今后的利用,我建议文书档案这一块就是按照年度、机构、保管期限来排列,不要再用党群类,按机构依次排列,减少倒架次数。关于高校全宗号,不是自己想定什么全宗就定什么全宗,它是要根据一定规律,由档案馆所赋予的档案全宗,按照档案教科书全宗设立也要具备三个方面的条件。比如这个单位要有发文权,第二个要有人事任命权,第三个是独立的财务,才能符合独立的全宗条件。高校情况相对比较复杂,由于历史原因,学校有合并情况,就可能有好几个全宗。那么现阶段这个职能怎么弄,过去的全宗我肯定要把它保留。南京大学不能把以前的金陵女子学院什么的都合并到一个全宗,显然是不能。包括现在还有名人的全宗,全宗一旦设定了就不能变更。原则上,如综合性大学具有这个三个方面的条件的,全宗怎么来设?一般的单体的院校就是一个全宗,这个全宗还可以暂时不填,但是要明确分类号,不能出现全宗号、分类号的混乱。

整理结束以后,档案馆也好,档案室也好,要编制两到三个东西,档案室可以编制全宗指南和全宗卷,档案馆在一定的时间范围内还要编写档案馆指南。比如多全宗的,如国家档案馆,编了档案馆指南,对每个单位的每一个全宗进行情况说明。全宗指南实际上是每年档案整理情况的一个说明。档案整理情况的一个说明里面要表述哪些东西,你这个单位、机构,内置机构的变化情况,你这个单位职能的变化情况。如果是下一年没有变化,就同上年,可以简略一下;有变化、内置机构的增减,你都应该在这个里面说明。在这个里面,档案部门的档案形成情况是什么,今年单位有哪些重大活动,形成了那些东西,就要把本年度这个亮点简单的写出来,整理是怎么样,形成的目录是多少,数字化情况是什么,这样形成每个年度有一个整理情况的说明。这个逐年逐年增加起来以后,就是一个全宗指南,每年档案工作一个基本情况就出来了。这是我们档案工作的检索工具。

全宗卷是什么呢?就是一个单位档案工作管理制度,各单位的机构、沿革、大事记,实际上就是整个学校档案工作的一个检索工具。吴馆长讲是档案当中的档案。全宗卷里面包括历年编制的档案工作的规章制度,收集了哪些制度,现在哪些作废了,登记好的清清楚楚,一条一条就出来了。单位的机构沿革、大事记也出来了,通过这个档案情况出来了。如果过去没有大事记的,还要通过档案来补充,这是档案部门要做的事情了。要通过档案往前延伸,一个年度一个年度做了那些大事,要补齐。然后就是收集、整理、鉴定、统计、保管、利用的六个环节的情况,还有一个档案管理现代化,大致上一个全宗卷要有这些方面的东西来构成这个全宗卷。应该讲每年或多或少都会有东西产生。比如收集,你每年收集哪些部门交多少档案,这个收集记账不知道大家有没有做过,就是说在这个收集、接收的时候应该要有一个交接凭据。哪个单位到档案馆没有查到档案,可以把交接凭据拿出来,你交的就是这么多东西,你还能问我要什么东西呢?收集、整理情况,统计情况,每年都有一个变化,因此这些方面,每年形成一个统计数据,把它放到相应的类别里,历年它就形成一个全宗卷。它是一个动态性的东西,档案馆指南一般都是五年或十年,像南大档案馆已经几十年了,你可能应该可以编一个档案馆指南了,档案馆的一个发展情况,学校有哪些珍贵的档案,有哪些全宗,都可以进档案馆指南。

再一个就是档案入库排架。档案入库排架根据单位库房多少来确定不同的排架,比如说单位档案数量比较少,档案库房比较大,领导去一看,觉得给你库房多了,要减少面积,在这种情况下就要把档案尽量的分散一些。一般原则上,过去都是按照类别来进行排架,排了以后要空好多,空好多造成什么情况,就是不断地倒架。档案部门特点就是女同志多,档案时间长了以后,都有细菌什么的,一倒架就要抱着档案,鸡皮疙瘩就全部起来了,所以很麻烦。那么,为了尽量避免倒架,包括省档案馆,因为现在已经不是手工劳动的年代了,要通过计算机辅助管理来整理,因此,排架可以按照这个秩序,怎么整理分类都不要紧,提倡按照年度自然排架。因为随着今后的数字化的不断发展,今后的档案原件就用的很少,为了避免倒架,节省劳动力,能够沿着顺序来排,一个年度接着一个年度,最多就考虑可能还会插卷、增加,留那么几个盒子的空格子就完全可以了。第二,在这个排架上,还有一点,从档案理论上讲,排架顺序从里到外,从上到下,从左到右。过去近期的档案用的比较多,把产生久的档案放在里面。另一方面利用,如果库房比较大,从里往外排的话,领导一进去东西都在里面,外面的架子都空着不好看,个人观点,这不是原则性问题,可以结合实际调整,但基本规律要掌握。

接着讲库房的日常管理。男同志多的档案室库房可能比较脏乱,包括高校,可能一层灰,为了能使档案真正安全保护好,特别是重要档案要实行双人双制,比如有的档案馆有专门机要库房,重要档案重要部位要重点保护,比如监控措施,要有探头,阅档室、库区、数字化场所一定要有探头,要有安全措施

三、利用。包括实体、网上、陈列展览与编研,高校做的比较好。尤其查档场所要条件好,要以人为本,方便人家利用,吸引人家利用;网上利用是个趋势,要特别强调安全,要有公开开放的档案,要有利用申请,权限问题要把握;办陈列展览,大家有经验,要办成教职员工师生的教育场所,外人参观学习考察的必到场所,特别是还没办的,地址选择很重要,方便人流,参观便利。

档案编研讲一点,希望各校围绕自己专业特长、为地方经济社会发展服务,多挖掘东西,为地方党委政府、学校领导提供决策服务,比如对学校各专业研究的发展情况,招生、毕业、就业等,对学科建设的有用性,包括人才结构等,不是为了达标升级而编研,要选择有用有价值的进行编研

四、档案馆室安全问题。第一基础设置建设,还没建的要按照档案馆设计规范去建,有条件的,库区和办公区分离;第二档案实体安全,专人管理制度,及时修复破损档案,用数字化代替原件,电子文件内容永久保管的,要及时转换成纸质和缩微的,缩微胶片安全系数要比电子文件大很多;第三档案信息安全,看不见摸不着,包括平时怎么做到人防物防技防,确保信息安全和数据准确,还有上网公开的档案信息的安全,对目录进行整合,万无一失,哪些要控制,还有档案数字化加工场所的安全,要控制好,再有异地异质备份,原则:不在同一纬度,不在一个水系,距离300公里以上的场所进行复备。

五、数字档案馆室建设。十三五档案工作基本思路与十二五工作总结,要争取列入学校十三五规划,还要列入整个单位信息化的规划,好多单位档案信息化比较滞后,比如办公自动化与档案系统无缝对接,要提前考虑,掌握学校信息化动态,同步规划、建设、使用,至于数字档案馆室除了四化:藏量数字化、增量电子化、归档文件在线化、档案利用网络化,还有一条档案管理系统化,还有一库,案卷级文件级全文数据库,即五化一库。数字化的比率档案馆要100%数字化,如何理解?文件上没有讲是所有档案,除了会议记录、涉密文件、部分财务档案外,应该数字化的都数字化了就是100%,所以数字化要有个导向,哪些先哪些后,如果有经费支持,全部数字化更好。20151028日)(整理稿)



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