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江苏师范大学档案立卷归档指导
发布时间: 2009-04-20  访问次数: 177


江苏师范大学档案立卷归档指导
 

 

(一)形成积累

1本校各部、处、室、馆、总支(党委)、学院、所、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位,分工归口立卷。

2各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,参照附件一,编制案卷目录。

3每一个立卷部门的文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作。根据案卷类目分别归卷。

(二)立卷

1)立卷原则

文件处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系。适应照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映校真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找利用为原则。

2)立卷分工

1)上级机关下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办立卷归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

2)以党委、校行政名义的发文,由党办、校办分别立卷归档(一般应保存两份以上);以部门名义的发文,由各部门立卷归档。

3)党委和校召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料、又党办、校办分别立卷归档;职能部门以党委和院名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办部门立卷归档。

4)校内各部门向党委、校的请求报告及相应的批复、批转的文件,由党办或校办立卷归档。

5)两个以上部门共同办理的文件,又主办部门立卷归档。

6)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交校综合档案馆保存,任何人不得带入其他单位或部门。

7)重要的人民来信来访材料,由承办部门立卷归档。

3)立卷分类

1)分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请求与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

2)分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3)分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

4)立卷组合

1)立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。

2)立卷组合形式,一般按下述内容和顺序进行

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷,或数会一卷。非诉讼案件材料,按立卷问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;人民来信材料,或按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件数量,可组成一卷或数卷;学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;其它文件材料可按照特殊的形式组合。

3 立卷组合的具体要求按《徐州师范大学档案部门业务建设规范》第五条中“案卷的质量要求”执行。

(三)归档验收

文书立卷部门整理好案卷,校档案馆派人检查合格后,填写移交目录,次年五月份以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。

 

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