（一）形成积累
（1）本校各部、处、室、馆、总支（党委）、学院、所、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。
（2）各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照附件一，编制案卷目录。
（3）每一个立卷部门的文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作。根据案卷类目分别归卷。
（二）立卷
（1）立卷原则
文件处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系。适应照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映校真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找利用为原则。
（2）立卷分工
1）上级机关下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2）以党委、校行政名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。
3）党委和校召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料、又党办、校办分别立卷归档；职能部门以党委和院名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
4）校内各部门向党委、校的请求报告及相应的批复、批转的文件，由党办或校办立卷归档。
5）两个以上部门共同办理的文件，又主办部门立卷归档。
6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校综合档案馆保存，任何人不得带入其他单位或部门。
7）重要的人民来信来访材料，由承办部门立卷归档。
（3）立卷分类
1）分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请求与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
2）分问题
将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
3）分期限
将文件按照规定的不同保管期限分开。
（4）立卷组合
1）立卷组合的基本要求
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
2）立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，或按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。
3）立卷组合的具体要求按《徐州师范大学档案部门业务建设规范》第五条中“案卷的质量要求”执行。
（三）归档验收
文书立卷部门整理好案卷，校档案馆派人检查合格后，填写移交目录，次年五月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。