江苏师范大学档案馆欢迎您
江苏师范大学档案收集指导
发布时间: 2009-04-20  访问次数: 154

江苏师范大学档案收集指导

 

(一)收集范围

(1) 学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

(2) 并入本校的单位的档案。

(3) 上级决定由本校保管的撤销单位的档案。

(二)立卷归档分工

全校性、综合性文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向他们集中。

(三)案卷的质量要求

1)各类档案总的要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管利用。

2)卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3)管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体要求参阅各项工作规范。

5)确定文件材料的保存价值,要根据本院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设,历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映本院一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;凡在较短时期内对本校工作有查考价值的,列为短期保管。

6)卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7)立卷视文件材料的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

8)卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

9)每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定的内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

10)卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人,检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

11)案卷题名应简明确切,体式一致,一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

12)要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

13)除有特殊要求的外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

(四)归档时间与移交办法

1 党政部门和能按教学年度归档的部门在次年五月底以前归档。

2 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

3 科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4 交接档案时必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷质量,移交时间,交接双方要签字盖章。

关闭页面
 
Copyright © 2006-2008 江苏师范大学档案馆 版权所有
地址:江苏省徐州市铜山新区上海路101号 邮编:221116 电子邮件:dag@jsnu.edu.cn