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江苏师范大学研究生学籍档案归档指南
发布时间: 2014-03-12  访问次数: 274

 

一、归档原则

1、按人立卷

每位研究生学籍、学位材料及毕业论文单独组成1卷(2件)。

2、分类立卷

按照全日制科学学位硕士、全日制专业学位硕士、在职教育硕士分类立卷

二、归档步骤

(一)材料收集

1、将准备归档的硕士研究生学籍档案材料按类型分开:如全日制科学学位硕士、全日制专业学位硕士、在职教育硕士等。

2、将每位研究生的学籍、学位评定材料用夹子夹在一起,学位毕业论文附后。

3、检查每位研究生的学籍、学位评定材料是否齐全,手续是否完备(签字、盖章处是否漏签章)。

(二)案卷整理

依据学籍、学位评定材料目录分类整理。

1、研究生学籍、学位评定材料根据目录排序,目录放在每份材料之前。

2、对照目录,检查是否缺失某项材料。如果缺失,及时补充。

3、确认学位登记表的相应位置已经粘贴照片。

4、确认学位材料中有关栏目已有相应签字及单位盖章。具体栏目为:①成绩单②学院推荐意见③答辩委员会审核意见④学院分学位评定委员会审核意见⑤校学位评定委员会决议等。

5、硕士毕业生身份证复印件加盖“此复印件仅用于学籍归档”印章。

6、学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料,严禁使用铅笔、圆珠笔,红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印、传真等不耐久材料归档,如果出现这样的材料请将复印件放在原件后一起归档。

7、编写页码。只要出现文字的页面必须编写页码,不得有任何遗漏。一旦有遗漏,必须从出现问题的地方开始校正。

对于包装完整有封面(封底)、正文页码连续完整的整本材料(如“毕业论文”),可以不再编页,但在备考表中须注明,且将未编页码的页数计入总页数。

页码编写于页面的右上角(反面编写于页面左上角)。从“1”开始连续编号,使用铅笔书写,注意字迹工整,切忌潦草。

8、填写学籍学位材料目录中的页码,用黑色签字笔填写每项材料的开始页码,最后一条要填起止页(如35-36,40-40等)

9、去除文件材料上的金属物,如订书钉、曲别针、大头针等,以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀。

10、加封面(请从档案馆主页下载),放在目录前。

(三)录入系统

1、先录案卷级,再录文件级。

2、案卷级必填内容:

一级目录:JX 二级目录:201X 信息分类号:GE5 馆室代号:JSSD ,实体分类号:201X-JX12 案卷/盒号:(案卷号按各个学院的档案编号,如567……),保管期限:永久,密级:公开;

正题名:分三种:

①江苏师大20XX 20XX届(X月)科学学位硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料,毕业论文( 填写专业名称);

②江苏师大20XX 20XX届(X月)全日制专业硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料,毕业论文(填写专业名称);

③江苏师大20XX 20XX届(X月)在职教育硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料,毕业论文(填写专业名称)。

第一责任者:江苏师大;

页数:第一件的页数(含未编页码的封面和目录的页数)+第二件的页数(含未编页码的封面、授权页、中英文摘要、目录等页数);

起止时间:卷内第一、二件文件材料的起止时间,如时间相同则可以标注为一个时间,如201312

归档单位:单位名称,如文学院;

输入员:兼职档案员的名字。

3、文件级必填内容:(一卷中有两件)

一级目录:JX 二级目录:201 X 信息分类号:GE5 馆室代号:JSSD ,实体分类号:201 X -JX12 文件案卷号及件号:(如5.00015.00026.00016.0002,……),保管期限:永久,密级:公开,

正题名:

第一件:分三种:

①江苏师大20XX20XX届(X月)科学学位硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料;

②江苏师大20XX20XX届(X月)全日制专业硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料;

③江苏师大20XX20XX届(X月)在职教育硕士毕业生XXX学籍、学位评定材料。

第二件:分二种:

①封面标题+[20XX届+作者姓名]。例如:江苏师大硕士学位论文[2012届陈莉莉]

②封面标题+[20XX届+作者姓名]。例如:江苏师大硕士专业学位论文[2012届陈莉莉]

第一责任者:

第一件:江苏师大;

第二件:毕业论文作者姓名。

页数:

第一件:含封面和目录的页数;

第二件:含封面、授权页、中英文摘要、目录等页数。

文件时间

第一件:整理成件的时间,一般为毕业时间,如201312

第二件:论文完成时间,如201312

归档单位:单位名称,如文学院。

文本:原件;

文种:其他;

输入员:兼职档案员的名字。

(四)打印案卷目录和卷内文件目录

卷内目录选择“件号、页数”模板,说明见档案馆网站。

(五)填写卷内备考表

卷内备考表请从档案馆主页下载。立卷人签字,审核人签章,立卷时间填移交时间。

(六)盖“件号章”

第一件、第二件和卷内备考表三份都要盖,盖在右上角,第一件、第二件填写案卷号和件号,如2014-JX12-5  1 2014-JX12-5  2 ,卷内备考表只填案卷号,如2014-JX12-5

(七)装订

到档案馆用装订工具装订成册。

(八)办理移交手续

各学院将研究生学位材料按照档案馆要求整理完毕以后,填写移交目录并到档案馆办理移交手续,移交清单一式两份,双方签字并各持一份备查(原件档案馆存档)。

三、移交时间

根据学校研究生学位授予的时间,每年6月份授予学位的,档案归档移交时间为9月初-10月底;每年12月份授予学位的,档案归档移交时间为次年4月初-5月底。

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