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实践“卷改件”——做好新形势下的档案管理
发布时间: 2009-03-24  访问次数: 241

 

实践“卷改件”——做好新形势下的档案管理 

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称:《规则》)的实施,是我国国家机关档案工作改革的一项重要举措,是档案管理的立卷进入了一个更新、更高境界的标志。它使各地区、各部门立卷改革由自主无序的状态走向了统一和规范,为在新形势下更加规范高效地进行归档文件整理提供了科学合理的依据。

归档文件重大改革 

传统的档案观念,案卷是基本单元。案卷是在一个全宗内,由相互联系的若干文件组成的基本保管单位。其特征是揭示了卷内文件某一共性,即:卷内文件、文件目录和备考表组成,以卷构成基本保管单位。

《规则》规定:将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒———一般以每份文件为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印件为一件;转发文与被转文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文和复文为一件。以“件”为单位归档相对于以“卷”为单位归档要独立得多。“件”与“卷”作为归档单位是完全不同的两个概念。

简化档案整理过程 

传统的档案立卷过程过于繁琐、复杂,工作量大,而效率却很低。自从“卷改件”以来,情况有了实质性变化。很大程度上体现了其科学性、合理性。

第一,简化整理文件程序。具体做法是:(1)先分年度,再按不同职能分类。(2)确定保管期限,将每份文件按照保管价值划分为永久、长期、短期三种保管期限。(3)装订,将归档文件按件装订。(4)排列,把每年的文件以保管期限、职能、时间顺序分别排列。(5)编件号,依照分类方案及排列顺序逐件编号。(6)加盖归档章,在文件首页右上角加盖归档章,并填写全宗号、年度、保管日期、件号等。(7)装盒,将文件按编件号顺序装入档案盒,并在盒的封面填写立卷单位名称,盒脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。(8)编目,件号、责任者、题名、文号、日期、页数、备注等项目。

第二,便于及时归档。有两种归档文件整理形式:一种是集中整理,即每个立档单位可以在第二年上半年对前一年度的文件进行整理。一种是平时整理归档,即平时可以在文件办理完毕随时输入计算机后归档。这两种整理形式简单易行,科学合理,节省了大量的人力、物力。 

提高档案管理利用 

以“件”为单位的归档文件不必组卷、编写卷号、页码、编制案卷目录及装订,也无须顾及案卷薄厚、卷内文件的重要程度等,避免了以往由于组卷不合理、案卷题目拟写不准确或不能完全揭示案卷内所有文件内容等负面影响,保证每份文件的准确身价,无疑提高了档案的质量。

中国民航档案馆是从2001年起对文书档案实施“卷改件”改革的。归档文件编目在计算机的参与和操纵下,加快了检索速度,提高了效率和准确性,大大增加了档案部门的利用量,档案利用的深度、广度、查全、查准及利用效果也得到明显提高。

《规则》具有内在的科学性、合理性,充分适应了现实工作的需要,体现出应有的超前性和导向性,为这个传统的行业注入了新鲜的元素,使档案事业与时俱进。(作者单位:中国民航航空安全技术中心)

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