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创新高校档案工作的思考
发布时间: 2009-03-26  访问次数: 143

 

 创新高校档案工作的思考

当前,进一步加强电子技术、网络技术和高新技术在高校档案工作中的应用,形成以档案资源建设为核心,以档案网络建设为基础,以档案信息资源共享为目标的新理念,创新网络环境下高校档案工作的新模式,已是高校档案工作的重中之重。笔者最近认真学习了教育部和国家档案局联合签署的《高等学校档案管理办法》,结合自己从事档案工作的实际,就如何创新高校档案工作作了一些思考。

一、创新工作方式,健全工作规范 高校档案部门应依据国家有关电子档案管理的标准与规范,结合本校的实际情况,制定适用于本校电子文件归档管理办法。进一步强化档案数字化建设,从电子文件产生途径、类型和特点出发,以集中统一为原则,明确高校电子文件的归档范围、归档的主要方式,明确归档电子文件的管理机制,建立电子文件归档制度,以完善适应网络环境下档案管理特点的法规办法与标准,从而确保电子文件具有可操作性,使电子档案的管理工作有章可循。

二、创新服务手段,满足社会需求 建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。建立电子文件(档案)数据管理中心。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。同时,开展在线服务,提供查询和资信等远程服务。

三、拓展服务领域,适应社会发展 从信息资源开发的角度看,高校档案工作人员的重心应该体现在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中,应该是档案信息财富的拥有者和提供者,从而应建立起以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

四、加强网络编研,提升利用层次 网络环境下的档案编研工作是将静态的档案资源转化成为动态的档案信息,为社会各方面的利用者提供科学完整、优质系统档案信息服务的一项业务工作环节。

五、健全检索体系,提供优质服务 加快档案信息化建设步伐,完善档案检索体系,不仅包括传统形式的档案馆(室)指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等,而且还包括计算机目录检索系统和全文检索系统,以及建立在因特网基础上的远程检索服务。高校档案网站是信息时代档案馆(室)的第二种形态,高校档案以其独特的历史性、直观性和原始性向社会公众,提供档案信息资源服务的窗口。
    六、强化人才兴档、人才强馆的新理念 随着高校档案馆(室)自动化、网络化的发展,优化高校档案工作队伍专业结构、知识结构以适应信息技术和档案事业的发展已是高校档案工作当务之急。高校档案工作者不仅应具备档案业务知识,还应具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 (作者:章树成)

    

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