江苏师范大学档案馆欢迎您
对新时期提高高校档案管理工作水平的思考
发布时间: 2010-03-26  访问次数: 279

摘要计算机技术和信息技术的大量使用,给高校档案工作带来了新的机遇,同时也带来了压力和挑战。本文从加强组织领导,建立健全各项档案管理规章制度、加快档案信息化步伐,搞好电子信息档案管理工作和提高业务素质,加强档案管理人员的自身建设三方面谈谈个人对提高高校档案管理工作水平的几点思考。
关键词:高等学校  电子信息档案  规章制度 
        0 引言
        2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段,计算机技术和信息技术的大量使用,给高校档案工作带来了新的机遇,同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势,对档案工作进行科学化管理,提高高校档案管理工作水平,成为摆在我们面前的一个新的课题。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对新时期提高高校档案管理工作水平的几点思考。
        1 加强组织领导,建立健全各项档案管理规章制度
        高校档案管理工作是一项综合性的工作,它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、基建、财务、校产设备、学生学籍管理等多个方面,它的发展变化,是随着高校的发展一路走来的。要做好这项工作,应该从以下几方面考虑:
        1.1 领导重视,加大资金投入 2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”,并赋予其4项主要职责。办法还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把其作为学校管理工作的重要事情来抓。档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视,应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程,努力做到“三纳入”,“四同步”,即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
        1.2 建立完善的档案管理工作制度   建立系统有序的管理制度,是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度,就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作,必须建立一套行之有效的管理制度,以制度管人,凭规矩办事。第一,高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。第二,高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展。第三,强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则不动摇,执行标准不走样,履行程序不变通,遵守纪律不放松,才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档,依法护档,依法用档。
        2 加快档案信息化步伐,搞好电子信息档案管理工作
        2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,文件管理几乎可以不使用纸和笔,多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好,并得到长期保存,使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续,是所有档案工作者应尽的职责。
        2.1 适应文件载体的变化,做好电子文件归档工作   以纸质为载体的文件是在文件形成以后,先由文书部门立卷,再交档案部门归档,一般文档一年归档一次,基建等特殊档案完工年归档。经过长期实践,它已形成一整套严格的归档制度,它包括归档范围,归档时间,归档的案卷质量要求,归档手续,为高质量档案的形成打下了坚实基础。对于电子文件的归档,我校采用的方法是:电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围,并应包括相应的背景信息和元数据。为做好电子文件归档工作,档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程,在电子文件系统的设计之初,档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定,以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式,并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档,并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小,通过校园局域网将电子文件全文传输到“南大之星”档案网络管理系统,专职档案员再进行全校档案系统整理,编目上架以及开发利用工作。
        2.2 适应文件载体的变化,做好电子档案的安全防护工作   纸质档案的安全防护工作,只要在档案库房内做到排列整齐,按规定借阅,杜绝丢失,防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温,修表加固和字迹恢复等,一般室温控制在摄氏14度—24度,湿度控制在45%—60%既可。利用计算机技术产生的电子文件归档后即形成电子档案。而电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体,特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝,对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放,做到防尘、防变形,避免阳光直接照射,远离强磁场、热源,并与有害气体隔离。一般室温控制在14oC—24oC,湿度控制在45%—60%。对于经常产生新数据的电子档案系统,可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。二是做好数据备份工作,采用软件备份与人工保护相结合,保证信息安全。三是保证计算机网络系统运行安全,实行内部网与一切外网的物理隔离,设置登录限制和使用文件权限的限制,这样,就可以既保证数据共享,又保证数据的安全。四是预防病毒,防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙,经常更新杀毒软件,预防病毒入侵。
      2.3 做好档案信息资源的开发利用工作   档案是一种信息产品,又是人才信息资源库,合理利用这种资源,使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益,这是档案管理的宗旨。根据时代发展的需要,对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏,档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案利用工作是检验档案管理各项工作的试金石。传统的档案利用方式有到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。现代的档案利用工作的方式多种多样,既有以馆内阅览为主体的接待利用,又有档案展览、档案公布、二次文献出版、网上查阅等利用方式。网络档案管理使档案利用率大大提高,利用计算机及网络所具有的检索速度快、传播速度高、信息量大等特点,给高校档案的利用工作带来新的飞跃,利用率提高,范围也以校风为主逐步向立足校园面向社会转变。高校档案馆建立了自己的网站,其主要功能是:文件上传、网上查询、网上阅览,实现档案信息网络化服务;建立了必要的专门数据库,如:建立“电子文件(档案)数据管理中心”,它集中管理网站内各部门的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享;建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等,为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务,也符合2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》中规定的高等学校档案机构应该面向学生开展服务的重要体现。
        3 提高业务素质,加强档案管理人员的自身建设
        档案管理是一门综合性的学科,涉及的知识面广,不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识,还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”,突出了国家人才兴档、科学管档的决心。在当今飞速发展的信息时代,作为档案管理工作者,如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上,就不可能满足现代档案工作的要求。只有把工作着力点放在数字化管理和网络化资源建设上,才能使档案工作越来越科学高效。因此,档案管理工作者必须做到:
        3.1 加强高校档案工作人员的职业道德教育   档案管理工作是一项服务性很强的工作,是为高校的全面建设事业服务的,档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。首先,在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神,有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。热爱本职工作,忠于职守,既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度,又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神;既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能,又有不断更新知识的意识和行动;既有不断创新的意识,又能全面掌握办公自动化技术,将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。同时,档案工作工员要牢固树立“服务第一”,一切服从、服务于学校中心工作,全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想,克服重管轻用的思想,积极主动地想办法,创造性地开展工作,充分发挥档案在教学科研中的重要作用,不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚,细心周到,百问不烦,用满腔热情做好自己的工作。
        3.2 提高档案管理工作人员的业务素质   档案管理工作专业性强,同时也是一门科学。处于信息化社会的今天,要提高高校档案管理水平,关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员,不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育,要将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的培训力度,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设置档案专业的课时,传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能,使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
        综上所述,实行档案全方位综合管理,使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面,还是在管理、服务工作等方面,都能做到人无我有,人有我优,人优我新,使高校档案工作始终顺应时代发展,符合时代要求,把档案工作提高到一个新水平。
参考文献
[1]郑登文,王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].《北京教育:高教版》2005.(3).
[2]卢清富:新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].《内蒙古科技与经济》.2008.(21).
[3]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].《沿海企业与科技》.2005.(10).
[4]石为群:新形式下如何做好高校档案管理工作[J].《杭州科技图书情报》.2004.(2).(来源:中国论文下载中心 )

关闭页面
 
Copyright © 2006-2008 江苏师范大学档案馆 版权所有
地址:江苏省徐州市铜山新区上海路101号 邮编:221116 电子邮件:dag@jsnu.edu.cn