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高校档案编研工作初探
发布时间: 2010-03-26  访问次数: 257

摘  要:提出了高校档案编研工作的定义及作用,分别阐述了高校档案编研工作所具有的特点、编研的范围和编研的形式。最后,在高校教育体制改革的不断深入和发展的大趋势下,对高校档案编研工作做出了深入的思考,力争将这项基础性的工作做出精品成果。
关键词:高校;档案;编研
        高校档案的编研工作是高校档案部门开发利用档案信息资源,主动地为高校提供档案信息,直接为学校提高教学质量和学生素质等各项工作服务的专门工作。随着高校教育体制改革的不断深入和发展,高校档案工作、特别是高校档案的编研工作,与高校其它工作一样,始终发挥着极其重要且不可替代的作用。
        1 高校档案编研工作的作用
        1.1直接为高校加强管理、
科学发展提供最全信息。
        高校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。高校档案部门通过编研工作,改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式,积极主动地为高校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。
        1.2主动为高校推广先进、介绍经验提供最新信息。
        高校保存着成千上万的档案,既载有成功的经验,又记录失误的教训,这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在档案馆室的陈纸故堆中,不是人人都了解的。高校档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息,撰写成编研成果,在高校内部或社会广泛传播,使高校成功经验或办学理念在社会得到推广应用,开花结果。通过编研工作,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息。“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案,沟通了高校档案信息的内外交流,便于互相学习,取长补短,使学校先进办学理念和成功经验得到发扬和推广。
        1.3积极为高校领导决策、教学服务提供最佳信息。
        高校档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上,要改变人们把高校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。高校档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作,而要充分利用档案信息资源,进行综合分析,撰写调研报告,提出改善教学管理的具体措施,发掘档案资源的最佳信息,拿出高层次的有份量的编研成果,为高校领导决策和提高教学质量发挥参谋助手作用,为高校发展作出积极的贡献。
        1.4及时为高校档案晋级、水平提高提供最快信息。
        高校档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。从另一方面说,通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全、档案晋级是否达标。一旦发现问题,即可及时改正、补充,从而使文件资料的归档率、完整率得到提高,整理组卷更为合理,保管条件更为安全,档案晋级早日实现。这就是通过编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强高校档案管理的基础工作,促进高校档案管理水平的提高提供最快信息。
        2 高校档案编研工作的特点、范围和形式
        高校档案编研工作以高校档案为主要对象,在加工整理、分析研究的基础上,编辑参考资料,撰写专题文章,形成编研成果,有其自身的特点:
        一是实用性。高校档案是学校本身在教学实践活动中形成的历史记录,其主要服务对象是本学校,其主要利用者是本校教职员工,因此高校档案编研工作首要的特点就是实用性,是为本单位服务的。所以,高校档案的编研工作,应从高校的实际出发,确定编研课题,撰写出符合高校发展需要的档案编研成果。
        二是技术性。对于高校来说,教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果,准确地反映出学校各个历史时期限的教学管理、教育质量面貌,在高校全部档案中具有特殊的重要作用。高校档案部门要紧紧围绕学校教学档案富有成效地开展档案编研工作。档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究,比较评价,综合归纳,这就要求编研人员了解档案、熟悉档案,也就是要求编研人员要了解和熟悉档案所记述和反映的教学业务专业知识,这样才能拿出合格的档案编研成果。因此可以说,高校档案的编研工作也是一项技术性的工作。
        三是真实性。编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重教学规律,实事求是地开展档案编研工作。高校档案编研成果是为提高教学质量、改进教学方法、提高学生素质服务的。因此,编研成果的内容和所取得的数据等都必须准确无误,不仅选题要科学,选材要忠于原文,而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟,一个数据、一段文字都要仔细核对,绝不能出错,确保档案编研成果的真实性。
        高校档案编研工作的范围,按不同加工层次档案编研成果的类型主要有三个层次:
        第一层次是根据教学管理、教学改革等活动中形成的原始文件(或原始文件的复印件),按时间或不同类别汇编成册。一次加工档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成,基本保持档案原貌,继续发挥依据作用,其加工编辑比较简单。如《高校年度发文汇集》、《教学评估文件汇编》、《学籍管理规定》等。
        第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑,并按一定要求重新组织编写而成。按专题特点,进行加工归纳,形成概要性、介绍性资料。如《学校大事记》、《学校组织机构沿革》、《高校院系介绍》等。二次加工档案编研成果改变了档案原来的面貌,针对性强,信息相对集中,提供利用简便迅速,既有依据作用,又有参考作用。现有的高校档案编研成果大多数属于此类。
        第三层次是在对档案资源进行分析研究和归纳的基础上,编写形成的一种新的参考材料。如《高校××年发展史》、《高校志鉴》等。三次加工档案编研成果的编写过程是一个再创造过程,编写难度比较大,对档案编研人员的要求特别高。这一高层次的编研成果不同程度地产生其他材料没有的知识和内容,形成了新的知识产品,从信息量的角度来看这些都是新增加的信息,更具有参考价值。可以说,有了这三个层次的档案编研成果,基本满足了高校加强教学管理、提高教学质量、促进科学发展的需要,高校档案的编研工作跃上一个新台阶。
        高校档案编研成果的形式,根据高校的具体情况,常见的有八种形式:
        一是专题汇编。专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。可以是全文汇编,也可以是摘录汇编;可以是文字汇编,也可以是图形汇编。
    二是大事记。大事记是按照时间顺序,简要地反映学校一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实的文字记录。大事记述范围要准确,力求大事突出,要事不漏。
        三是组织机构改革。主要是将学校组织机构和院系结构等方面的情况编写成册,供高校领导、人事部门及有关方面研究使用。
        四是简介。主要是对档案的内容、范围作简单的介绍,为利用者选用档案提供线索。简介突出“简”字,简明扼要,要点突出。
        五是手册。手册大多是专业性的,具有简明、实用、方便的特点,是深受高校领导和业务人员喜爱的资料齐全、知识全面的工具书。
        六是志鉴。志鉴是以记述学校综合情况为内容的历史性资料工具书,编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的要求较高,学校领导及各业务部门必须高度重视,密切配合,并在志鉴主管部门指导下才能完成。
        七是文摘。以简单的文字摘录档案的主要内容,便于人们了解档案的概况。摘录要精炼,文字要简短。
        八是调研报告。主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案进行综合研究后编写的专题报告。高校档案编研成果除上述形式外,还可以列出不同形式。这就要求高校档案编研人员坚持一切从实际出发的原则,根据高校的特点,切忌单纯追求编研数量,而不顾实际需要带来学校成本增加,给学校造成浪费。
        3 高校档案编研工作的思考
        高校档案编研工作是高校档案部门的一项基础性工作,也是一项专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成高校档案编研工作,确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”,是高校档案编研部门必须认真思考的问题。
        首先,加强学习,注重实践,提高高校档案编研人员的素质。
        档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好高校档案编研工作的前提和保障。档案编研人员要加强理论修养,改进思想作风,热爱本职工作,忠于职守,尽职尽责,确保档案安全,自觉遵守档案法律法规。高校档案编研工作的专业性、技术性特点要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本知识和基本技能外,还应熟悉和掌握高校教育管理和教学办法等方面的科学知识,同时要理论联系实际,勤于实践,不断提高自己的业务才干和办事能力。要脚踏实地,爱岗敬业,淡泊名利,埋头苦干,在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。高校档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高,档案编研的水平就高,编研成果的质量也就越高。
        其次,依托档案,拓宽渠道,扩大高校档案编研素材的来源。
        高校档案是搞好编研工作的来源和基础,没有丰富的档案提供给编研人员使用,是无法开展编研工作的。但是,仅仅依靠这一点是不够的。要搞好编研,提高编研成果的质量,特别是提高高层次档案编研成果的质量,不能局限于高校的档案资源,还应该拓宽渠道,扩大编研工作基本素材的来源,广泛收集国内外知名高校教育、教学和教改文献。从这些文献资料中,了解和掌握国内国外同行业的水平。通过对本学校档案和国内外同行档案史料的综合分析,研究对比,作出评价,编写具有一定深度的编研成果。因此,高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与高校有关的各种教育、教学和教改文献,不断丰富编研工作的素材,适应高校档案编研工作的需要。
        再次,部门配合,优势互补,增强高校档案编研工作的合力。
        档案编研工作是高校档案部门的重要工作,理所当然应由高校档案编研人员来完成。但在多数高校存在这样情况:
        一是由于编研人员知识的局限性,对种类繁多的高校档案、特别是内容丰富的教学档案难以全部熟悉;
        二是胜任编研工作的档案人员不可能配备足额,无法承担大量的编研任务。
        为解决这些问题,高校档案部门可以聘请其它部门的专门人才协助,合作完成提出的编研课题。通过高校档案部门和其它部门相互合作,取长补短,优势互补,形成高校档案编研工作的合力,既完成了编研工作的既定任务,又提高了档案编研成果的质量。
        最后,建章立制,奖惩分明,保障高校档案编研工作的实施。
        按照党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规,结合高校工作特点,建立健全高校档案工作的各项制度,确保高校档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。对在高校档案编研工作中作出成绩的档案工作人员及有关人员予以奖励;对在改善教学管理、提升教育质量、提高学生素质等各方面发挥重要作用的高校档案编研成果,应该列为参加高校科学成果的评奖范围。(作者:王雪娇)

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