一、收集
1.本校各学院、部门、直属业务单位均为立卷单位，分工归口立卷。
2.每一个立卷单位的文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度和文件材料形成规律，做好文件材料的收集工作。
3.归档文件材料的种类、份数、每份文件的页数均应齐全、完整。
4.归档文件的拟稿、审批等手续需完备（即正式发文要有签发单），杜绝用圆珠笔、铅笔等书写归档文件。若上级文件中有圆珠笔等字迹，应将文件复印后，与原件一并存档。
5.注意收集与“红头文件”有关的或重要的“非红头文件”。
二、立卷
（一）立卷原则
遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，准确、全面反映学校的真实面貌和单位（部门）主要职能活动，便于保管和利用。
（二）立卷分工
1.上级机关下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2.以党委、校行政名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。
3.党委和校召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档；职能部门以党委和校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
4.校内各部门向党委、校的请示报告及相应的批复、批转的文件，由党办或校办立卷归档。
5.两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门立卷归档。
6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位或部门。
7.重要的人民来信来访材料，由承办部门立卷归档。
（三）立卷范围
1.反映本校及各部门主要职能活动的不同载体、不同形式的校内文件材料。
2.属于本校、本部门主管业务并要执行的上级文件，以及普发的，非本部门主管业务但需要贯彻执行的上级法规性文件。
3.上级机关转发本校、本部门的文件。
4.上级机关普发供参阅的文件、重份文件 、无查考利用价值的事务性和临时性文件以及未生效的文件等不归档。
（四）立卷要求
1.质量要求：遵循文件之间的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2.纸张要求：档案用纸一般为A4纸。对某些特殊规格的文件材料，应采取折叠、加边或托裱的方法使之符合规定的格式。
3.正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、结论性与依据性文件一并立卷，不得分开。
4.常用的立卷方法
（1）按问题立卷。指按文件内容记述的反映某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等特征立卷。会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，或按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；
（2）按作者立卷。指按撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人特征立卷。
（3）按文种（名称）立卷。指把文件种类名称相同的文件组合在一起。工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合。
（4）按年度立卷。不同年度的文件材料一般不得一起立卷，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入文件形成年度；跨年度的请求与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件材料归入专门年度。
（5）人员调动资料按人分类整理。
（6）其它文件材料可按照特殊的形式组合。
5.卷内文件的排列
（1）按文件的重要程度排列：重要文件在前，一般文件在后。密不可分的文件排列方法为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；转发件在前，原件在后；原件在前，复制件在后。
（2）按时间顺序排列：单一问题和作者组成的案卷，严格按时间顺序进行排列。
（3）一卷中包括几个问题或几个不同性质的文件，按问题―时间排列。
（4）多个作者组成的案卷，按作者―时间排列。
（5）专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版等）按项目、阶段、结构、部件等分别组卷。
（6）财会类档案按会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭证等材料的形成规律和特点分类，按时间顺序组成一卷或多卷。
6.文件的编号
（1）一律用铅笔编写页号，页号标在有文字（或图表）的每页材料正面的右上角，背面的左上角。用8开纸打印的表格，按16开纸折叠后，只编一个页号。筒状文件，两面均应编号。
（2）在一张纸上贴若干张介绍信（或存根）的，每张介绍信都需逐页编号。
（3）按件存放的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖件号章，并逐件编号。
7.填写卷内文件目录（在“档案管理系统软件”上录入），打印两份，一份放在文件最前面，一份交到档案馆。
（1）顺序号：一件文件填写一个顺序号。
（2）文号：包括文件代号、年度、文号。年度需写4位数，文号用六角号“〔 〕”。
（3）责任者：文件材料的直接制成部门或主要责任者。责任者应与文件的签章一致，应填写文件制成部门的全称或合法简称，不得写“本校”、“本院”、“本处”等。部门以学校名义起草的文件，责任者应填写“江苏师大”。
a、本校文件，以学校名义起草的文件，责任者应填写“江苏师大党委”或“江苏师大”；内部文件只填写单位全称或单位合法简称，如“文学院党委”、“文学院”、 “体育学院党总支”、“人事处”等；责任者是个人的，如领导讲话等，责任者应填写文件形成者的姓名。
b、关于省市级来文中责任者的填写方法，省级来文，“江苏省”+单位合法简称，如“江苏省教育厅”、“江苏省人事厅”、“江苏省委教育工委”等。徐州市来文，“徐州市”+单位合法简称，如“徐州市统计局”、“徐州市人事局”等。
c、责任者有多个的，在“第一责任者”中，填写最前面的一个，加上“等”字，其余的填在“其他责任者”中。
（4）题名：填写文件材料的标题。题名要写完整，特别是介绍信存根之类，要把名字写上，如×××党员介绍信存根，本科毕业生×××报到证。
对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。会议记录应概括出内容提要。
（5）日期：文件材料的形成日期。填写时，年、月、日必须写全，年度需写4位数，如20090206.
（6）页号：填写每件文件材料的首页号，最后一个文件填写起止页号。第一个至倒数第二个文件填写首页号，如001，012，……最后一个文件填写起止页号,如034-230。如果是件，填实有数，如35、165。
8.兼职档案员将归档文件目录录入档案系统并打印卷内文件目录；拟写案卷标题，案卷标题要简要揭示卷内文件的主要内容，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等，一般不超过50字，拟好附在每卷档案前面。
9.去掉卷内文件上的金属物。
10.卷内备考表（可在档案馆网站上下载）
（1）本卷情况说明：填写本卷内存在的问题和需要说明的问题，注明本卷页数。
（2）立卷人：由立卷者签名。
（3）检查（审核）人：由立卷部门分管档案的领导签名（不要打印，要手写或签名章）。
（4）立卷时间：由立卷者填写完成立卷的时间。
三、归档
立卷部门整理好案卷，向档案馆移交，移交档案时交接双方必须当面检查验收，填写移交目录，验收合格后履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。